会社のグループウェアをロータスノーツ(Lotus Notes)からINSUITE/Sma@rtDBへ移管することになって、職場での情報をどのように共有していけばよいのかについて改めて考えている。
さしあたって、複数の受け手を対象として情報を発信する際(複数の人によるディスカッションは、とりあえず対象から外しておく)、メールと掲示板はどのように使い分けるのがよいのだろう。
- A 同報メールを送る。
- B 掲示板に掲示する。
という選択があって、さらに掲示板では、
- A-a どういう組織・職掌ごとに掲示板を作るのか。
という選択を行うことになる。
A 同報メールのメリット
- 送り手の心理的ハードルが低いため、情報が発信されやすい。
心理的ハードルが高いと、メッセンジャーや電話を使われてしまったり、情報を発信すること自体を止めてしまう可能性すらある。心理的ハードルとしては．．．
- 読まれたくない人、特に階層の離れた上司(社長とか!)に読まれてしまう。
- 発信した情報に誤りがあったときのリスクが大きい。
．．．などが考えられる。
- ほぼ確実にかつ速やかに、受け手に情報が届く。
メールは私信としてほぼ毎日読まれるが、掲示板は見逃されたり見る頻度が少ない場合がある。特に、多くの掲示板が乱立していると、その可能性も高まる。
B 掲示板のメリット
- 情報の用途や対象が限定されており、結論や結果に近い情報が掲示されることが多いため、メールと比較して情報を再利用しやすい。
データベースの横断検索やデスクトップ検索などの検索プログラムによって、情報の再利用は極めて容易になった。だが、対象となる情報量が余りに多くなってきているので、希望する情報へ到達することが難しいことも多い。扱う事項が部門横断的だったり過去長期間に渡ると、キーワードを工夫しても検索結果が多くなりすぎてしまうことがある。
- 送り手が予期していなかった受け手も参照することができる。
異動や組織変更が頻繁にある中で、異なる担当者が10年後にも情報を受け取ることができる。異動や組織変更があっても、個人のメールの内容が引き継がれることは今後も期待できないし、もちろん自分もしたくない。
また、送り手の想定していなかった他部門の人が、同様の課題を抱えており、その情報を活用する可能性は十分にある。情報自体の活用を超えて、受け手が他部門の業務内容を知り、予期せぬ相互の協力関係が生まる可能性が捨てられない。すべての情報をメールにできない大きな理由がこれだ。
引き続き、考えていくことになる。
